Coca-Cola incentive weekend

'Only Coke can do' – een culinaire cruise door Rotterdam

de briefing

Jaarlijks nodigt Coca-Cola de groothandels die hun target hebben behaald uit om mee op te gaan op hun ‘Only Coke can do’ reis. Op deze reis wordt het behalen van doelstellingen gevierd, geproost op de samenwerking en vooruitgekeken naar het volgende jaar. Dit incentive weekend duurt drie dagen, inclusief overnachtingen. Hierbij moeten overnachtingen, eetgelegenheden en activiteiten high end zijn.

de incentive

Eerder werden de groothandeleigenaren uitgenodigd op buitenlandse locaties, maar dat was in 2021 niet mogelijk. Een incentive met cruisethema zorgt toch voor een vakantiegevoel in Rotterdam. Deze hippe stad is de thuishaven van Coca-Cola en heeft de meeste sterrenchefs van Nederland. De gasten logeren in een high-end hotel aan het water, met uitzicht op de skyline van Rotterdam en de Erasmusbrug. Ze volgen een cocktailworkshop waarin Coca-Cola signature drinks centraal staan, lunchen en dineren in de beste restaurants en ontdekken de stad vanaf luxe boten.

het resultaat

Alle aanwezigen zijn zeer te spreken over de incentive en vonden hem geenszins onderdoen voor eerdere incentives op buitenlandse locaties. Drie dagen lang leren de gasten Rotterdam kennen op een manier die ‘only coke can do’. De activiteiten blijven verrassen en de luxe op de boten is ongekend. Er wordt heerlijk gedineerd, gezellig bijgepraat en uitgelaten gedanst na een lange periode van beperkingen. Dat alles natuurlijk onder het genot van dranken uit het Coca-Cola assortiment. Terwijl we de gasten samen met de Coca-Cola crew en de sterrenchefs uitzwaaien, kijken we terug op een zeer geslaagde incentive die ervoor zorgt dat de groothandelaren hun uiterste best gaan doen om ook voor de volgende incentive uitgenodigd te worden.

Een extra uitdaging door coronamaatregelen

Eerdere edities van de incentive vonden plaats op indrukwekkende buitenlandse locaties zoals IJsland en Ibiza. In 2020 kon de incentive in Dubai niet doorgaan. In 2021 wordt in verband met coronamaatregelen besloten om het incentive weekend binnen Nederland te organiseren. Wij gingen op zoek naar high-end locaties en activiteiten waarmee deze incentive qua ‘wow-factor’ het gebruikelijke ‘Only Coke can do’ niveau zou evenaren. Door out of the box te denken en te brainstormen met relaties uit ons brede netwerk, ontstond het idee om een ‘luxe cruise’ door Rotterdam te maken.

Spanning tot het laatste moment

Op de persconferentie van dinsdagavond 21 september 2021 worden de regels bekendgemaakt die invloed hebben op de incentive, die nog geen vier dagen later plaatsvindt. Het was tot die tijd onzeker of meerdaagse events door konden gaan en of de anderhalve meter afstand daarbij aangehouden moest worden. Dankzij goede communicatie staan onze leveranciers klaar om in actie te komen en indien nodig aanpassingen te maken in de planning. Op dinsdag komt het verlossende woord: we mogen een driedaags event organiseren én de anderhalve meter afstand loslaten, mits we dagelijks coronachecks op locatie organiseren.

onze rol in dit incentive

Aan de hand van de briefing presenteren wij een moodboard voor een culinaire cruise door Rotterdam. Hoewel de voorkeur vanuit Coca-Cola in eerste instantie uitging naar de regio Utrecht, besloten wij voor Rotterdam te kiezen. Geen andere stad in Nederland heeft zoveel sterrenchefs als Rotterdam en bovendien vind je in deze wereldstad luxe die niet onderdoet voor steden als Dubai. Ook bevindt het hoofdkantoor van Coca Cola zich in de stad, waardoor het event nog beter aansluit bij het merk.

We stellen een begroting op die binnen het budget blijft en vinden binnen ons netwerk de perfecte leveranciers die aansluiten bij ‘Only Coke can do’. Wij zorgen dat alle locaties Coca-Cola branded worden en dat de culinaire kwaliteit van de gerechten bij elk eetmoment opnieuw overtroffen wordt. Wij zijn het aanspreekpunt voor alle partijen en zorgen dat alle geldende coronamaatregelen worden nageleefd.

‘Only Coke can do’

vooraf

De groothandeleigenaren die hun target behaald hebben, ontvangen van ons een thematische uitnodiging, teasers en dresscodes voor elke dag van het incentive weekend. Op 24 september 2021 gaat het incentive weekend in Rotterdam van start.

dag 1

De gasten worden op vrijdagavond welkom geheten in het door architecten Reinier de Graaf en Rem Koolhaas ontworpen Nhow Hotel met uitzicht op de Maas en de Erasmusbrug. Na een ontvangstborrel op het dakterras volgt een wandeling over de Erasmusbrug naar Restaurant Prachtig aan de Maas. Tijdens een CityBBQ houdt Jaap Wassink, VP & Country Director van Coca-Cola, een toespraak en wordt er genoten van het muzikale optreden van een saxofonist onder leiding van de dj.

dag 2

De gasten kiezen zelf of ze de ochtend gebruiken om uit te slapen of een bezoekje aan de stad te brengen. Het middagprogramma begint met een wandeling naar George Cocktailbar, waar de gasten genieten van een uitgebreide lunch. Daarna is het tijd voor een cocktailworkshop bij Villathalia, waar alcoholische dranken gemengd worden met de signature-producten uit het Coca-Cola assortiment. De dag wordt afgesloten met een walking dinner op het schip Grace Kelly van Constant in Beweging. Gedurende de avond varen we langs de skyline en haven van Rotterdam. De anderhalvemeterregel wordt diezelfde dag opgeheven en de gasten begeven zich voor het eerst in lange tijd weer op de dansvloer.

dag 3

De gasten worden door het schip Blue Rhapsody van Constant in Beweging opgehaald van de kade bij het hotel. Op deze nieuwe, hypermoderne varende evenementenlocatie van Nederland hebben we vier sterrenchefs uit Rotterdam uitgenodigd. De gerenommeerde Michelin sterrenchefs Fred Mustert, Erik van Loo, Jos Grootscholten en Mario Ridder bereiden elk twee gangen voor de achtgangenlunch. Na een heerlijke sterrenlunch worden de gasten om half zes uitgezwaaid door ons, het team van Coca-Cola en de sterrenchefs.

Wat de opdrachtgever zegt

‘Beau Events heeft de organisatie van het Coca-Cola Europacific Partners Wholesale incentive 2021 verzorgd. Larissa heeft met een creatieve blik een programma opgezet, waarin goed is meegedacht over al onze eisen en wensen. Dit is een veelzijdig weekend geworden met diverse culinaire hoogtepunten en leuke activiteiten.

Een zeer groot compliment voor Larissa haar aanpassingsvermogen, daar we vanwege de Covid maatregelen continu diverse plannen en scenario's op de plank moesten hebben liggen.

Gedurende het weekend bood Larissa ons volledige ontzorging en wist zij ad hoc zaken of calamiteiten op gepaste wijze op te lossen.
In de voorbereiding, tijdens het event, maar ook er na, hebben wij altijd helder en door middel van korte lijnen zeer goed met Larissa kunnen communiceren en afstemmen.’